Un homme avec un ordinateur portable et des nuages au-dessus de lui

Productivité

Cinq outils essentiels pour la gestion des équipes à distance

Des convertisseurs de fuseaux horaires aux générateurs d’idées, il existe de nombreuses applications gratuites ou abordables pour les personnes travaillant à distance, qui permettent d’accroître la productivité, l’efficacité et même le bonheur d’une équipe. James Day, expert en technologie, rend compte.

 

Comment gérer une équipe si elle n’est pas là ? Voici l’un des problèmes posés par l’essor du télétravail. Heureusement, il existe un nouveau style de gestion en ligne, qui permet d’exploiter pleinement le potentiel de chaque équipe, comme le montrent ces cinq plates-formes de gestion à distance.

1. Box

Qu’est-ce que c’est ? Box est la version orientée métier de Dropbox, Google Drive et Microsoft OneDrive, offrant un échange sécurisé et centralisé en ligne des documents, dans un seul endroit. Bien que la plupart offrent un stockage cloud chiffré, Box possède également quelques fonctionnalités intelligentes qui lui sont propres.

À quoi sert-elle ? N’étant pas liée à Google ni à Microsoft, elle traitera tous les types de fichiers que vous enverrez à votre équipe, afin que vous puissiez travailler ensemble en temps réel sans quitter la plate-forme qui, ironiquement, inclut les intégrations Google Docs et Office 365.

Vous pouvez revenir aux versions précédentes, retrouver des fichiers enfouis grâce à une recherche par mots-clés basée sur des métadonnées et, en cas de perte ou de vol d’un appareil mobile, la déconnexion à distance et la suppression des données permettent aux marques mondiales telles que Toyota, General Electric et LinkedIn, utilisant toutes la plate-forme, d’avoir l’esprit tranquille.

Les inconvénients ? Il faut un minimum de trois utilisateurs par compte et un maximum de dix pour l’offre Starter. Même avec l’offre la plus élevée, vous ne pouvez pas télécharger des fichiers de plus de 5 Go. Pour l’offre Starter, la limite est de 2 Go et pour un compte gratuit, elle est de 250 Mo.

Devriez-vous l’utiliser ?

Box est idéale pour les entreprises à la recherche d’une plate-forme de stockage cloud sécurisée conçue spécialement pour les professionnels.

Logo Box

2. Asana

Qu’est-ce que c’est ? Conçue pour suivre l’avancement des projets, Asana se concentre sur la gestion du travail. Tandis que les messageries d’entreprise simplifient la communication et que des services tels que Box aident les employés à collaborer, Asana vérifie que votre équipe est à jour, quels que soient le lieu et le fuseau horaire.

À quoi sert-elle ? L’application fonctionne en ajoutant des tâches, des équipes et des délais pour que tout le monde sache qui fait quoi et quand. C’est aussi volontairement coloré, simple et amusant pour que le personnel ne soit pas stressé. « Notre rôle est d’aider les dirigeants à comprendre où porter leur attention pour être le plus utile et ce sur quoi se concentrer », a déclaré Dustin Moskovitz, PDG d’Asana et co-fondateur de Facebook, à TechCrunch.

D’une valeur de 1,5 milliard de dollars, l’application se dote de fonctions d’intelligence artificielle, qui anticipent ce que les utilisateurs doivent voir en premier et classent les tâches par ordre de priorité, en fonction des comportements antérieurs. La National Gallery de Londres, le géant britannique des supermarchés Tesco, Sony Music et Uber qui l’utilise pour gérer ses expansions dans de nouvelles villes.

Les inconvénients ? Le grand rival d’Asana dans cet espace est Trello et, alors que la première est beaucoup plus riche en fonctionnalités quand il s’agit d’offres payantes, l’offre gratuite de Trello est le meilleur choix si vous cherchez la simplicité.

Devriez-vous l’utiliser ? Asana s’adresse aux entreprises qui cherchent à s’organiser de manière ascendante, elle convient donc aux petites entreprises ou aux petites équipes au sein de grandes entreprises. 

Logo Asana

3. ProdPad

Qu’est-ce que c’est ? La gestion des produits nécessite plus qu’une feuille de route bien conçue et ProdPad le sait. La plate-forme remplit cette feuille de route avec des contributions inspirantes venant de vous, de votre équipe et même de vos clients.

À quoi sert-elle ? Un panneau de commande clair et concis affiche les tâches actuelles, à court terme et à venir, tandis que de nouvelles idées sont présentées à la volée. Ainsi, tout le monde jusqu’aux parties prenantes voit ce que vous prévoyez et comment vous allez faire, en supprimant les appels, les e-mails et les réunions inutiles.

ProdPad appelle cela la « gestion des idées » et, en plus de permettre aux employés de voter, de commenter et de soumettre leurs idées (accrochez-vous), vous pouvez recueillir les réactions des clients à l’extérieur de l’organisation, vous savez, les personnes qui achètent réellement vos produits.

Les inconvénients ? Le système de commentaires clients de ProdPad peut donner l’impression d’ouvrir la boîte de Pandore. Il y aura inévitablement beaucoup de bruit, ce qui peut potentiellement vous submerger et vous donner l’impression d’avoir du mal à suivre.

Devriez-vous l’utiliser ? Si c’est le cas, vous serez en bonne compagnie : Bose, Siemens, HP et Telefonica utilisent tous cet outil pour l’engagement des équipes et la génération d’idées. 

Logo Prodpad

4. Figure it Out

Qu’est-ce que c’est ? Figure it Out (FIO) met à bas les fuseaux horaires, ce qui facilite la planification de réunions et la collaboration avec une main-d’œuvre mondiale ou ce qui permet de rester en contact avec la famille et de vaincre le décalage horaire, si vous voyagez.

À quoi sert-elle ? Cette extension Google Chrome gratuite ou version Web alternative, vous demande de saisir plusieurs emplacements, y compris le vôtre, puis de leur attribuer une couleur qui change en fonction de l’heure qu’il est. Elle signale même les jours fériés nationaux et les changements d’heure.

Figure it Out ajoute un onglet simple aux navigateurs Internet, auquel vous pouvez vous référer lorsque vous travaillez et vous rappelle en temps voulu, où vous vous trouvez et l’heure qu’il est, de sorte que vous n’appelez pas vos clients ou votre conjoint(e) à 2 h du matin. 

Les inconvénients ? Comme Figure It Out ne fonctionne qu’avec un navigateur Web, vous aurez toujours besoin de laisser Chrome ouvert pour le voir, lorsque parfois un simple coup d’œil sur votre smartphone peut suffire.

Devriez-vous l’utiliser ? C’est une solution simple pour éviter l’embarras et vous assurer que vous maximisez les occasions de parler à vos collègues, lorsque vous êtes tous réveillés.

Logo Figure It Out

5. Chimp or Champ

Qu’est-ce que c’est ? Chimp or Champ est un indicateur de bonheur hebdomadaire anonyme, qui permet de sonder le personnel pour obtenir de meilleurs résultats. Un essai gratuit existe pour ceux qui veulent essayer.

À quoi sert-elle ? Selon la Mental Health Foundation, la mauvaise santé mentale est la principale cause de congés maladie au Royaume-Uni, coûtant 2,4 milliards de livres par an aux employeurs. Mais comment savoir si votre équipe est en difficulté si elle travaille à distance ? Avec Chimp or Champ, les employés reçoivent un e-mail le jeudi, ils ont 24 heures pour exprimer ce qu’ils ressentent et le chef d’équipe reçoit un rapport le vendredi, contenant des suggestions pour améliorer le moral. Ses créateurs revendiquent un taux de participation de 90 %, avec des utilisateurs tels que le National Health Service du Royaume-Uni.

Les inconvénients ? Les rapports du vendredi risquent de vous ajouter une pression supplémentaire avant le week-end. Demandez-vous si vous pouvez faire face à l’anxiété potentielle et si attendre jusqu’à lundi pour agir fonctionnera.

Devriez-vous l’utiliser ? C’est un excellent moyen de réduire les congés maladie, d’accroître la productivité et d’améliorer le moral.

Logo Chimpchamp


James Day est rédacteur du magazine Stuff, producteur associé de The Gadget Show et spécialiste technologie du magazine de design et d’architecture Enki

Téléchargez l’application gratuite Regus pour trouver un espace de travail à la demande et le réserver en quelques instants, où que vous soyez.