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Comment les experts gèrent‑ils un trop grand nombre d’e‑mail ?

Nous ne serions rien sans les e-mails, pourtant l’administration de la boîte de réception accapare de plus en plus le temps des travailleurs. Sept conseils de Matthew Jenkin pour réduire la surcharge d’e-mails

 

Environ 269 milliards d’e-mails (1) sont envoyés chaque jour, soit près de 3,1 millions par seconde. La croissance du trafic électronique étant estimée à 4 % d’une année à l’autre (2), il n’est pas étonnant que de nombreux travailleurs éprouvent des difficultés à gérer leur boîte de réception et pensent que cela affecte leur capacité à faire leur travail. Gérer efficacement une boîte de réception saturée est d’autant plus indispensable pour un entrepreneur qui manque de temps. Voici donc sept solutions novatrices pour garder le contrôle face à la déferlante en 2019.

1. Indiquer l’intitulé de l’e-mail dans la ligne d’objet

Richard Davies, fondateur de l’éditeur de logiciels GPS Goal Trak (3) indique clairement l’intitulé des e-mails afin de permettre aux destinataires de mieux classer par ordre de priorité les messages nécessitant une action immédiate. Pour ce faire, il commence toujours l’objet par l’un des trois mots suivants : « <Info> » pour information, « <Action> » si le destinataire doit prendre une mesure et « <Commentaire> » pour indiquer que le point de vue ou un retour du destinataire est attendu.

« À une époque, je recevais plus de 100 e-mails par jour et je me retrouvais confronté à un problème : les gens ne réfléchissent pas à ce qu’ils écrivent dans la ligne d’objet. C’est pourtant d’une grande importance pour un entrepreneur dont l’équipe se développe. La ligne d’objet doit être correctement utilisée, », précise-t-il.

2. Posséder plusieurs comptes de messagerie

L’entrepreneuse Lana Elie déclare que posséder plusieurs adresses e-mail lui permet d’avoir l’assurance de recevoir tous les e-mails urgents sur un même compte avec avertissement immédiat sur son téléphone ou son ordinateur. Les autres messages arrivent dans une boîte de réception qu’elle consulte à un moment spécifique de la journée.

« Il est crucial d’accorder un moment chaque jour à la consultation de vos e-mails, sinon, vous les mettez simplement de côté si bien que la tâche finit par devenir insurmontable ou le délai de réponse par être dépassé », prévient-elle. « Je consulte chaque boîte de réception en début de matinée et les étiquette en fonction de leur niveau d’urgence. Je garde ainsi en tête un délai approximatif de réponse pour chacune suivant leur importance ».

3. Désactiver les alertes des applications

« Aucun e-mail ne nécessite une réponse dans les 10 secondes », insiste Sara Tye, fondatrice et directrice générale de redheadPR. « Ils peuvent attendre et l’activation d’une alerte sur la page d’accueil de votre téléphone ne fera que vous distraire. Le mode vibreur est pire encore. Ouvrez simplement votre messagerie électronique après votre réunion, puis analysez, triez par ordre de priorité et classez vos messages ».

Les psychologues sont d’accord pour dire que les notifications constantes sont une source toxique de stress. Le Future Work Centre, implanté à Londres, est spécialisé dans la recherche psychologique de l’expérience des travailleurs sur le lieu de travail. Il a publié un rapport (4) qui met en évidence que le contrôle et la lecture en continu des e-mails à cause d’une fonction de « notification push », qui alerte les utilisateurs de l’arrivée d’un nouveau message même lorsqu’ils ne consultent pas leur messagerie, entraîne des signes de tension et d’inquiétude.

Simon Corbett

« La clé, c’est le filtrage », déclare Simon Corbett, PDG de Jargon PR

 

4. Instaurer un couvre-feu pour la consultation des e-mails

Les technologies à distance ont transformé notre façon de travailler si rapidement qu’il est difficile de se rappeler une époque où tout semblait plus simple, lorsque les entreprises avaient des horaires fixes et que nous n’étions pas obligés de nous « connecter » au travail pendant nos temps de repos. Richard Davies suggère pourtant aux entrepreneurs de procéder comme cela. Il déclare qu’en plus d’accroître votre stress et celui de votre équipe, la pression d’être toujours « connecté » peut également affecter votre efficacité.

Il déclare que lorsque vous rédigez un e-mail bien en dehors de vos heures de travail, au lieu de prendre le temps de rassembler soigneusement vos pensées pour les organiser en un message clair et concis, vous envoyez plusieurs messages suivant les idées qui vous viennent à l’esprit.

« C’est particulièrement valable si vous déléguez une tâche, car vous augmentez les risques que [votre équipe] se sente débordée », explique-t-il. « La qualité et la structure de la correspondance sont cruciales. D’un seul coup, ce que vous auriez pu dire en un seul e-mail en demande trois. »

5. Filtrer vos messages

Le filtrage est essentiel et Gmail est excellent pour cela, affirme l’entrepreneur Simon Corbett. Le PDG de Jargon PR conseille : « créez un dossier des messages à lire et enregistrez-y les e-mails non essentiels. Si le message est urgent et important, il est prioritaire, sinon, il est déplacé dans ce dossier. Chaque vendredi, passez une heure à trier ce dossier. Vous serez étonné de constater tous les messages auxquels vous n’avez pas besoin de répondre. »

Sara Tye déclare que son entreprise limite la quantité d’e-mails dans la boîte de réception à 50. Tous les employés sont encouragés à trier, enregistrer et supprimer les messages tandis qu’ils travaillent. Elle précise que cela réduit le stress tout en offrant l’assurance que la boîte de réception est propre à la fin de la journée.

D’après Rob Ashton, fondateur d’Emphasis Training et d’Emphasis 360 (5), plusieurs applications peuvent faciliter le tri et l’organisation des e-mails. Il recommande Sanebox (6) qui trie les e-mails en fonction de l’historique et du comportement. D’un autre côté, WeekWill (7) vous enverra un SMS et vous appellera si vous recevez un e-mail d’une personne que vous avez signalée comme étant importante. Vous pouvez ainsi complètement fermer l’application de messagerie.

6. Maîtriser l’ART des e-mails

Richard Davies a constaté que cet acronyme concis et pratique l’aide à gérer sa boîte de réception :

Action : « Si une action est nécessaire, faites-la immédiatement ou programmez-la dans votre calendrier. »

Réponse : « Si l’expéditeur requiert une réponse, ne laissez pas l’e-mail en attente pour y revenir ultérieurement. Prenez le temps de rédiger votre réponse. Faites-le immédiatement. Vous avez déjà alloué du temps à la lecture de l’e-mail. Y revenir ultérieurement ne vous fera que perdre plus de temps, car vous devrez le relire avant de taper votre réponse. Une fois la tâche commencée, vous devez la terminer. »

Transfert dans la corbeille : « Devenez l’ami de la touche Suppr et effacez tous les messages inutiles. »

7. Rester fidèle au chiffre magique 15

Parfois, la simplicité est plus efficace. Richard Davies pense que cela est particulièrement vrai pour les e-mails. Sa règle principale : si vous devez faire défiler un message pour le lire en entier, c’est qu’il est déjà trop long et il est peu probable que le destinataire prenne la peine d’aller jusqu’au bout. Il déclare que dans de nombreux cas, vous gagnerez beaucoup de temps et d’effort en condensant votre message afin de le transmettre en 15 mots maximum dans la ligne d’objet. Par exemple, « M’envoyer ce rapport pour 16 h demain, merci ! » Vous n’avez dès lors plus besoin d’ouvrir l’e-mail, de le lire et d’y répondre. Il ajoute que c’est totalement inutile.

« Si vous envoyez un e-mail et que l’intégralité du message figure déjà dans l’en-tête, vous gagnez du temps », précise-t-il. « Cette méthode est excellente, car elle vous force à saisir ce qui est important. La plupart des e-mails incluent trop de baratin. »

 


Matthew Jenkin est un journaliste britannique indépendant et l’ancien rédacteur en chef de Guardian Careers, le site communautaire du journal The Guardian pour les demandeurs d’emploi et les personnes changeant de carrière

Sources :

(1) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/01/Email-Statistics-Report-2017-2021-Executive-Summary.pdf

(2) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf

(3) https://www.gpsgoaltrak.com/

(4) http://www.futureworkcentre.com/2016/01/press-release-how-you-manage-your-emails-may-be-bad-for-your-health/

(5) https://www.theguardian.com/small-business-network/2015/aug/18/email-overload-escape-tyranny-inbox

(6) https://www.sanebox.com/

(7) http://www.weekwill.com/